Das Physikalische Kabinett oder was es heißt, online zu publizieren

„War das ein Yeti oder ein Einhorn?“ Die Frage kommt von der Kollegin nebenan, die gerade die To-Do-Liste in Asana checkt. Wir arbeiten mit Hochdruck an der Fertigstellung unserer Online-Publikation und schieben uns die Aufgaben in Asana, einem Online-Projektmanagement-Tool für Gruppenkommunikation, zu. Ist eine gewisse Anzahl von Aufgaben abgehakt, springt zur Belohnung ein farbiges Tier durchs Bild. Darüber kann man sich durchaus schon einmal freuen!

In diesem Projekt stehen wir vor der Herausforderung, Forschungsergebnisse zum Physikalischen Kabinett der ehemaligen Kölner Jesuiten in Form einer digitalen Publikation zur Verfügung zu stellen. Diese soll einerseits die Kriterien der Wissenschaftlichkeit erfüllen, andererseits aber auch der sprachlichen und medialen Aufbereitung im Sinne einer breiteren Wissenschaftskommunikation gerecht werden.

In der digitalen Welt muss sichergestellt sein, dass einmal publizierte wissenschaftliche Inhalte nicht von einem Tag auf den anderen aus dem Netz verschwinden. Über einen DOI, d.h. Digital Object Identifier-Standard, bekommt der Beitrag daher eine eindeutige Online-Adresse und ist somit in Bibliothekskatalogen auffindbar. Neben inhaltlichen Beiträgen mit exakten Fußnoten und Empfehlungen für eine Zitierweise müssen Metadaten für eine korrekte Beschreibung der Objekte sorgen und die Archivmaterialien in einer guten Webqualität zugänglich gemacht werden. Die gängigen Content-Management-Systeme sind dafür nicht ausgerichtet. Dafür wird am Lehrstuhl seit 2016 MAP-Lab entwickelt und ausgebaut. Wir mussten neue Wege gehen, kreative Lösungen finden und eigene Standards definieren, um wissenschaftliches Publizieren mit Webfunktionalität zu verbinden. Eine echte Herausforderung für die Agentur, denn die Webprogrammierer verstehen nicht zwingend die Probleme, die uns als Historiker*innen im Digitalen umtreiben. Wir gelten bereits als Poweruser und die schiere Menge unserer Inhalte wird aus deren Sicht als “nested content” betrachtet. Doch neben allen Herausforderungen, die uns die Gewährleistung von Wissenschaftlichkeit abverlangt, sind es vor allem das Design und die visuellen Elemente der Publikation, die unmittelbar überzeugen müssen. Die Navigation muss gut durchdacht sein, mit wenigen Klicks soll die komplexe Anwendung erfassbar sein. Das erfordert Diskussionen, aber auch viel praktisches Ausprobieren.

Das technisch-redaktionelle Knowhow ist das Eine. Das Andere sind die Prozesse und die Arbeitsorganisation bei der Umsetzung im Team, um die Publikationsdeadline am 12. November einzuhalten. Wie viel Zeit benötigen wir für das Einstellen der Beiträge? Wer klärt die Bildrechte? Wann müssen die Beiträge stehen? Diese Schritte wurden im Vorfeld akribisch ausgearbeitet und im laufenden Projekt auf Gantt Chart flexibel angepasst und erweitert. Auch das Datenmanagement will von Anfang an durchdacht sein: Alle Teammitglieder brauchen Zugang zu sämtlichen Dateien, jeder muss die aktuelle Version bearbeiten und hochladen können. Ohne eine automatische Synchronisation von Daten mit verschiedenen Endgeräten geht es nicht! Zum Glück können wir uns hier über den Campus-Clouddienst Sciebo organisieren. Beim kollaborativen Arbeiten – gerade bei solch einer Menge an Dateien – sind eine übersichtliche Ordnerstruktur und aussagekräftige Dateinamen das A und O. Das haben wir mittlerweile gelernt! Trotz aller digitalen Hilfsmittel gelingen die Arbeitsprozesse hauptsächlich durch gute Kommunikation. Vieles muss mündlich geklärt, schnell entschieden und manuell erledigt werden. Wir sitzen in zwei Büros nebeneinander. Die Kollegin, die für die Redaktionskoordination zuständig ist, hätte am Ende Anspruch auf Kilometergeld.

Der Countdown läuft: Bei der internen Abnahme werfen wir noch einmal einen selbstkritischen Blick auf den aktuellen Stand und diskutieren letzte Punkte. Kurz vor der Deadline lösen wir noch das Rätsel um einen verschwundenen Button und reparieren verschobene HTML-Tabellen. Nur wenige Stunden vor der öffentlichen Präsentation in der Thyssen Stiftung wird es doch noch einmal spannend: „Das Uni-Logo ist weg!“ Es gibt einen unerklärbaren Fehler, die Agentur ist nicht erreichbar, ein Rechner stürzt ab… Aber so etwas gehört dazu und ist mittlerweile nichts mehr, was uns völlig aus der Fassung bringen kann.

Am Ende geht alles gut und wir können als Team sehr zufrieden mit dem Ergebnis sein. Umso schöner, dass es das Publikum an diesem Abend auch war. Und am Ende huscht auch noch das letzte pinke Einhorn über unseren Bildschirm: Die Publikation ist online!

Titelbild: Screenshot der Software für Aufgabenverwaltung “Asana”.