Digitales Arbeiten in der Praxis bei MAP

„Digitales Arbeiten“ – dieser Begriff ist überall zu hören und in Zukunft werden wohl auch immer mehr Menschen tatsächlich so arbeiten. Aber was genau kann man sich darunter in der Praxis vorstellen? Ich arbeite beispielsweise für MAP (Modern Academic Publishing), einer Förderinitiative unseres Lehrstuhls in Kooperation mit der LMU München für junge GeisteswissenschaftlerInnen. MAP publiziert ausgewählte Doktorarbeiten in digitaler und gedruckter Form. Meine AnsprechpartnerInnen sind in Köln, München, London und quer über Deutschland verteilt. Den meisten dieser Personen bin ich noch nie begegnet, und dennoch müssen wir zusammen ein Manuskript vom ersten Probekapitel bis zum Druck beziehungsweise bis zum E-Book begleiten.

Das erfordert eine Menge Kommunikation und Koordination zwischen den einzelnen Beteiligten, aber wie bewältigt man das? Natürlich kann man in dringenden Fällen auch mal zum Hörer greifen, aber größtenteils verläuft die Kommunikation über E-Mails, das ist das eine. Der zweite wenn nicht noch wichtigere Aspekt ist die digitale Arbeitsorganisation in den Workflows mit Ubiquity Press, unserem technischen Dienstleister in London, und den verschiedenen Autoren. Wir nutzen Google Drive, um Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung bereitzustellen, auf die sowohl MAP, die Autoren als auch Ubiquity Press zugreifen können. Das ist besonders wichtig, wenn Manuskripte überarbeitet, kommentiert, für die Produktion vorbereitet oder, von dort zurückkommend, gecheckt werden. Ohne Vorgaben, wer wann welche Informationen in welcher Form zusammenstellt, und ohne gemeinsame Vorlagen, würde das nicht funktionieren, das wäre das reinste Chaos. Praktisch sind dabei auch Alert-Funktionen, die genau zeigen, wer gerade wo im Dokument arbeitet.

So wird aus einer Cloud ein virtueller Raum mit der Möglichkeit, gemeinsam an etwas zu arbeiten, unabhängig davon, wo die Beteiligten sich befinden. Die gemeinsamen Dokumente von MAP und Ubiquity Press dienen größtenteils dem zeitlichen Prozessmanagement und helfen zu visualisieren, wer, an welchem Punkt des Workflows, was, bis wann zu tun hat. Für MAP nutzen wir zusätzlich einen internen digitalen Kalender, der die einzelnen Schritte, die von unserer Seite anstehen, noch detaillierter festhält. Ich kann damit direkt auf terminliche Änderungen reagieren und die zusammenhängenden Arbeitsschritte dementsprechend anpassen, so dass es alle unverzüglich mitbekommen. Außerdem ist die farbliche Gestaltung sehr hilfreich und auch der einfache Kalenderaufbau erleichtert uns die Koordination der vielen parallel laufenden Publikations-Projekte.

Wichtiges digitales Werkzeug mit farblicher Visualisierung, © Carmen Fernandez, CC BY-NC-ND 4.0

Ich arbeite also digital mit E-Mails, mit cloudbasierten Tools und einem digitalen Kalender. Die Voraussetzung dafür ist allerdings die Definition eines gemeinsamen Workflows und gemeinsamer Standards. Wie mir scheint, wird man damit nie ganz fertig. Es treten immer wieder Teile im Arbeitsprozess auf, die optimiert oder beispielsweise an anderer Stelle eingebaut werden müssen. Auch ersetzen die digitalen Tools nicht immer die persönliche Kommunikation. Zudem muss das Ganze visualisiert werden, damit jeder Beteiligte sich verorten kann. Unklarheiten können nicht mal eben im Büro nebenan, mit dem Kollegen in München oder London, geklärt werden. Bei komplexen Erklärungen helfen manchmal ergänzende Screenshots, um Missverständnisse zu vermeiden.

Aus meiner Sicht bietet das Digitale den großen Vorteil, Distanz mit technischen Hilfsmitteln zu überbrücken. Es arbeiten Teams zusammen, die das sonst nicht könnten. Die Programme und Dienste, die wir für das digitale Arbeiten benutzen, sind eigentlich schon hinreichend bekannt und werden auch anderweitig genutzt. Es ist somit keine „Raketenwissenschaft“, es geht beim digitalen Arbeiten eher um eine andere Herangehensweise. Klingt eigentlich einfach und das ist es für mich auch. Schwierig wird es nur dann, wenn man das Digitale grundsätzlich suspekt findet und es eher als Hindernis statt als Hilfsmittel sieht.

Titelbild: “Der Tod des Sokrates” von Jacques-Louis David, bei flickr von Gandalf’s Gallery, Sprechblasen und Logo von Carmen Simon Fernandez. Bildrechte: CC BY-NC-SA 2.0.