Wie realisiert man „neue Zugänge“ zur Stadtgeschichte? Von Excel über html nach Typo3

 

 

Anfang des Jahres haben wir in diesem Blog unser Projekt zu den Kölner Edikten der ersten französischen Jahre vorgestellt. Wir haben in diesem Projekt – abgesehen von der Erkundung der Edikte – den Schwerpunkt darauf gelegt, bessere Zugänge in die Quellenbestände zu entwickeln, die es Interessierten aber auch Forschenden ermöglichen, digital direkt in die Quellen einzusteigen. Einem ähnlichen Ziel ist auch das Projekt zu den Kölner Bürgerrechtsgesuchen verpflichtet, das von der Citizen-Science-Gruppe KölnErforschen bearbeitet wurde. Aktuell sind wir dabei, die Ergebnisse aus beiden Projekten für eine Publikation zu finalisieren.

Das Herzstück in beiden Projekten ist eine umfangreiche Tabelle zu den Quellenbeständen, die es so in der Bestandstektonik des Archivs nicht gibt. Die beiden Tabellen stellen wir online bereit, um alle Quellen übersichtlich zu listen und zum Erkunden und Stöbern in den Dokumenten einzuladen. Dabei standen wir vor einer technischen Herausforderung: Die Tabellen sind in Excel angelegt und kollaborativ bearbeitet worden, um die Vorzüge einer Tabellenkalkulation für die Datenstrukturierung nutzen zu können. Allerdings ist dieses Format nicht publikationstauglich und musste in einem zweiten Schritt für die Veröffentlichung auf unserer Publikationsumgebung MAP-Lab für das Content-Management-System Typo3 aufbereitet werden. Dazu wollen wir hier einen Einblick in den „Maschinenraum“ anbieten: Wie komme ich von der Excel-Tabelle zur vorzeigbaren Webpräsentation?

Die Einbindung der Inhalte in Typo3 haben wir über ein html-Element realisiert, um die gewünschte Tabellenübersicht ganz frei gestalten und eigenständig aufbauen zu können. Ohne hier zu detailliert einsteigen zu wollen, funktioniert html in seiner Grundstruktur so: Normaler Text wird von html einfach wieder ausgegeben. Alle Inhalte, die besonders strukturiert oder formatiert dargestellt werden sollen, werden in sogenannte „Tags“ (die in spitzen Klammern stehen) gesetzt, die sich immer öffnen <tag> und auch wieder </tag> schließen müssen. 

Aus den Tags sollte sich eine übersichtlich „verschachtelte“ Struktur ergeben. Schauen wir auf das Beispiel einer einfachen Tabelle mit einer Zeile und zwei Spalten in dieser Zeile. Diese würde in html so aussehen: 

<table>

     <tr> 

          <td> Inhalt der ersten Tabellenzelle </td>

          <td> Inhalt der zweiten Tabellenzelle </td>

     </tr>

</table>

 

Der Browser, der den html-Code interpretiert, gibt also folgendes aus:  

Inhalt der ersten Tabellenzelle

Inhalt der zweiten Tabellenzelle

Um nun die in Excel angelegten Daten in diese Struktur zu überführen, haben wir uns zunutze gemacht, dass man in Excel mit komplexen Formeln arbeiten kann, um die verschiedenen Tabellenzellen weiterzuverarbeiten. Konkret haben wir einen langen Befehl in einer separaten Spalte untergebracht, der für jede Zeile die verschiedenen Felder aus Excel aufgreift und daraus html-Code zusammenstellt. Dazu werden alle html-relevanten Inhalte in Zeichenketten (diese stehen jeweils in Anführungszeichen) formatiert und dann mit „&“ aneinandergehängt.

Beispiel: ="<td>"&A2&"</td>" nimmt den Inhalt von Zelle A2 und setzt ihn in das „<td>“-Tag, das html wie oben demonstriert braucht, um eine Tabellenzelle auszuzeichnen. Die Ausgabe lautet also: <td>Inhalt von A2</td>.

Man braucht gar nicht viele html-Kenntnisse, solange man das Grundprinzip mit den Tags verstanden hat. Eine andere wichtige Funktion z.B. sind Hyperlinks, die in html mit einem <a>-Tag (für „anchor“) realisiert werden, die das verlinkte Wort umschließen und das Link-Ziel mit dem Attribut „href“ festlegen:

Beispiel: Dieser <a href="https://fnzkoeln.hypotheses.org/">Link</a> führt zum Blog zeitenblicke. Das ergibt: Dieser Link führt zum Blog zeitenblicke. – wir erinnern uns, dass normaler Text in html einfach ausgegeben wird.

Die Verwendung von Excel-Funktionen hat zwei wirklich große Vorteile: 

1. Hat man den Befehl in der ersten Zeile in Excel korrekt angelegt, kann man ihn nun mit der Funktion „Auto-Ausfüllen“ einfach für alle Zeilen darunter annehmen, dabei werden automatisch aus jeder Zeile die richtigen Inhalte übernommen.

2. Mit weiteren Formeln kann die Abfrage noch weiter verbessert werden: Mit dem „Wenn“-Befehl können z.B. Bedingungen für den Zugriff auf die Daten eingearbeitet werden. Ein Beispiel: WENN(A2<>""; "<td>"&A2&"</td>"; "") – diese Abfrage prüft, ob A2 Inhalte hat (also ungleich einer leeren Zeichenkette ist, was mit <>"" ausgedrückt wird) – falls das der Fall ist, wird der Code nach dem ersten Semikolon ausgegeben (also eine Tabellenzelle erzeugt), falls das nicht der Fall ist (also A2 leer ist), dann wird dieser Code ignoriert, indem nichts ausgegeben wird ("").

Diese Bausteine kann man nun zu einem sehr umfangreichen Ergebnis kombinieren – einer langen Formel, die auf einen Schlag mit verschiedenen Bedingungen und Formatierungen die Inhalte aller relevanten Datenzellen in eine html-Tabellenzeile schreibt. Ein bisschen „Trial & Error“ ist leider immer dabei, weil man regelmäßig vergisst, geöffnete Klammern wieder zu schließen oder bestimmte Ausnahmen bei den ersten Schritten übersehen hat.

Wenn es aber klappt, dann entsteht in wenigen Sekunden eine Tabelle mit hunderten Zeilen aus den in Excel erfassten Rohdaten – fast wie von Zauberhand. Testen kann man den Code übrigens in einer ganz einfachen html-Datei. Dafür benötigt man nur einen Editor (der Microsoft Editor reicht im Prinzip aus, es gibt aber auch noch bessere Editoren, die die verschiedenen Bestandteile des html-Dokuments strukturiert hervorheben und damit übersichtlich machen – wie z.B. das kostenlos Notepad++). Speichert man die Datei mit der Endung .html ab (und berücksichtigt einige wenige Konventionen beim Aufbau eines html-Dokuments), kann man die Datei mit jedem beliebigen Browser öffnen und testen, ob alles richtig funktioniert bzw. dargestellt wird.

Für die endgültige Formatierung der Tabelle haben wir in html noch weitere Funktionen (wie unterschiedliche Stylesheets und eine separate Überschriftenzeile) hinzugefügt – das Herzstück bilden aber die Ergebnisse aus der Excel-Tabelle, die im Prinzip in ein sehr großes <table>-Tag eingefügt werden mussten, um die fertige html-Tabelle zu erhalten. Eine Einführung in html mit vielen Beispielen zum Ausprobieren finden Sie hier. Übrigens kann auch KI bei der Formatierung von html und sogar auch bei der Übertragung von Excel-Daten in html-Daten helfen (hier finden Sie einen probeweisen Chatverlauf mit ChatGPT zu diesem Thema).

Die gute Nachricht zum Schluss: Die beiden Tabellen zu den Edikten und den Bürgerrechtsgesuchen sind bereits fertig und können ab sofort genutzt werden, um in die jeweils komplexen Quellenbestände übersichtlich einzusteigen. In diesem Sinne: Ad Fontes!

Titelbild:  Sebastian Schlinkheider, unter Verwendung eines Screenshots aus der Excel-Tabelle zum Edikteprojekt sowie der finalen html-Tabelle (Link).

 

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